Privacidad

• Backstage presta la plataforma con la que trabajan restaurantes, tiendas, conjuntos y empresas de servicios. Tus datos los decide la organización para la que trabajas o en la que compras; nosotros los guardamos y los tratamos por encargo de ella.
• Se usan solo para que el trabajo funcione: entrar, marcar la asistencia, hacer tareas, cobrar, atender pedidos y avisarte.
• No los vendemos, no hay publicidad y no te seguimos: tu ubicación solo se toma en el momento de marcar o de terminar una tarea que la pide, nunca en segundo plano.
• Viajan siempre cifrados.
• Puedes conocerlos, corregirlos y pedir que se borren: te explicamos cómo más abajo.

Si trabajas para una organización, ella es la responsable de tus datos: decide para qué se usan y quién de su equipo los ve, y es a ella a quien le respondes con tus derechos. Antes de que marques tu asistencia desde el teléfono, te enseña su propio aviso de datos con quién responde y dónde preguntar.

Si eres cliente de un negocio que usa Backstage (le compras, le pides a domicilio, juntas sus puntos o le escribes), el responsable es ese negocio.

En los dos casos, Backstage (backstage.quest) es el encargado: guardamos y tratamos esos datos por cuenta de la organización, solo para lo que se describe aquí y para dar soporte a la plataforma. Backstage responde directamente por los datos de quien contrata con nosotros.

Las apps de las que habla esta página son Core Worker (en el teléfono), el panel de operación y el portal (en el navegador), y los productos que la organización contrate: Shift (caja, salón, cocina y nómina), Line (pedidos y domicilios), Focus (asistencia, tareas y operación de campo), Buzz (reseñas), Pocket (fidelización) y Voice (conversaciones con clientes).

Para cualquier pregunta, escríbenos a info@backstage.quest.

Tu cuenta no la creas tú: la crea la organización en su portal. Esto es lo que se guarda de ti, según lo que ella tenga contratado:

Tu ficha

Nombre, correo, teléfono, tipo y número de documento, cargo, rol, sedes y equipos, y tu foto si la subes. Si repartes domicilios, tu vehículo y su placa. Sirve para saber quién eres, enseñarte en el directorio del equipo y escribirte.

Tu código de acceso

El código con el que entras al panel de operación, a la caja o a la app. Lo ve quien administra tu organización, para dártelo si lo olvidas.

Cada vez que marcas entrada o salida

La hora; tu ubicación en ese momento y si estabas dentro del área de la sede; si marcaste con la etiqueta NFC de la sede o con el botón; el aparato desde el que marcaste (un identificador y el modelo del teléfono o el navegador); la dirección IP; y cómo quedó la marca (a tiempo, tarde, ausencia, pendiente de aprobar, cerrada sola).

Los intentos de marcar que no pasaron

Si el sistema no te dejó marcar, se guarda por qué, a qué hora, dónde estabas, a qué distancia de la sede y desde qué aparato e IP. Sirve para poder comprobar después que sí intentaste marcar.

Las correcciones de tu asistencia

Cuando un supervisor o un administrador cambia una marca tuya, queda la que había antes, la nueva, quién la cambió y por qué.

Tus firmas

La constancia que firmas cuando tu salida se cerró sola, la firma que dejas si no aceptas el aviso de datos de tu organización y las firmas que te pida una tarea.

Tus tareas

Lo que respondes, las fotos, los archivos y las firmas que dejas, y tu ubicación cuando la tarea la pide al terminarla. También lo que anotas en la portería.

El chat de trabajo

Los mensajes con tu equipo, con sus fotos y archivos, y qué has leído.

Observaciones y justificaciones

Las notas sobre tu asistencia (vacaciones, permisos, incapacidades) con lo que adjuntes. Una incapacidad es un dato de salud: lee «Datos sensibles» más abajo.

Tu desempeño

Tareas cumplidas, puntualidad, ausencias y minutos trabajados. No se guarda aparte: se calcula con lo anterior y se enseña en informes y rankings internos de tu organización.

Las reseñas que se te atribuyen

Si tu organización usa Buzz: las reseñas de clientes que se te cuentan, porque el cliente tocó tu tarjeta NFC justo antes o porque la reseña dice tu nombre; tus metas de reseñas y tu PIN para entrar.

Tu trabajo en la caja

Si tu organización usa Shift: las ventas, pedidos, anulaciones y descuentos que haces con tu código, con su motivo; tus turnos de caja y sus descuadres; tus propinas.

Tu nómina

Si tu organización liquida la nómina en Shift: documento, fecha de nacimiento, dirección, salario, banco y cuenta, EPS, fondo de pensiones y cesantías, ARL y novedades (entre ellas, incapacidades).

Tus sesiones y tus aparatos

Cuándo entras, desde qué navegador o aparato y con qué IP, y los aparatos desde los que puedes entrar solo con tu código. Cada aparato se puede cerrar en cualquier momento.

Avisos

Lo necesario para mandarte avisos al teléfono o al navegador (turnos, tareas, mensajes).

Notas de voz

Solo cuando tú grabas una para contestar a un cliente en Conversaciones.

El registro de lo que haces

Qué acción hiciste y cuándo, con la IP y el navegador, para que tu organización pueda revisar qué pasó.

Ubicación. La app la pide solo mientras la usas, y la toma en un momento concreto: al marcar, al empezar o terminar una tarea que la pide o al pasar por un punto de ronda. Nunca en segundo plano ni de forma continua.

NFC. El teléfono lee la etiqueta de la sede para marcar o hacer una ronda, y puede grabar una etiqueta de la organización. Lo que se guarda es que marcaste con esa etiqueta; nada de tu teléfono.

El aparato. Tu teléfono o tu navegador guarda un identificador para que puedas volver a entrar solo con tu código, y ese identificador queda en cada marca. La organización puede cerrar cualquiera de tus aparatos, y tú también, desde tu perfil, en «Cerrar en todos mis dispositivos».

Lo que no hacemos. No hay reconocimiento facial ni huella. Sí hay fotos: la de tu perfil, si la subes, y las que tomas como prueba de una tarea.

Datos sensibles. Una incapacidad o un permiso médico es un dato de salud. No tienes que entregarlo por la app: puedes llevarlo a tu organización por otro medio. Si lo adjuntas, lo ven solo quienes llevan tu asistencia y tu nómina.

Para qué se usan. Llevar el registro de tu jornada; comprobar que una marca se hizo en la sede y por ti, y resolver un reclamo sobre ella; asignarte tareas y dejar constancia de lo que hiciste; comunicarte con tu equipo; medir el desempeño del equipo; liquidar la nómina, y cumplir las obligaciones laborales y el reglamento de tu organización.

Cuando compras, pides o le escribes a un negocio que usa Backstage, esto es lo que el negocio guarda de ti en la plataforma:

Tu ficha en el negocio

Nombre, teléfono, correo, documento, fecha de nacimiento, país, tus direcciones de entrega y las notas que el negocio escriba sobre ti. Cada negocio tiene su propia lista: otro negocio no ve la tuya.

Tu factura electrónica

Si pides factura: razón social, NIT y el correo al que va. La factura se reporta a la DIAN, como manda la ley.

Tus pedidos y compras

Lo que pides, cuándo, cómo pagas y a dónde se entrega.

Tu programa de puntos

Si el negocio usa Pocket: tus puntos, tu pase, tus tarjetas regalo y lo que canjeas.

Tus conversaciones con el negocio

Si el negocio usa Voice: los mensajes que cruzas con él por WhatsApp, Instagram, Messenger, el chat de su página u otros canales, y las respuestas de su asistente automático.

Tu cuenta, si creas una

Tu contraseña se guarda cifrada de una forma que nadie puede leer, ni el negocio ni Backstage.

Tus reseñas públicas

Si el negocio usa Buzz y dejas una reseña sobre él en Google o en TripAdvisor: el texto, la nota y el nombre y la foto con que la publicaste. Si llegaste tocando la tarjeta de un trabajador, se guarda la hora, tu navegador y una huella de tu IP (no la IP).

Tu cuenta

Nombre, correo y tu contraseña cifrada (o la cuenta con la que entras), y tu rol en la organización.

Tus sesiones

Cuándo entras, con qué navegador y desde qué IP, para poder cerrar una sesión que no reconozcas.

Lo que cambias

Qué cambiaste, cuándo y desde dónde, para que la organización pueda revisar quién hizo qué.

• Con la organización: tu supervisor y su administración, cada uno en lo que le toca.
• Entre los productos de Backstage que la organización tenga contratados, cada uno con lo que necesita para su parte.
• Con los proveedores que hacen funcionar la plataforma, solo para eso: los servidores donde vive, el envío de correos, la mensajería que el negocio conecte (por ejemplo, WhatsApp), la facturación electrónica ante la DIAN y el servicio de inteligencia artificial del asistente Navi, si la organización lo usa.
• Con nadie más, salvo que una autoridad lo pida con base en la ley.

No usamos herramientas de publicidad ni de analítica de terceros.

Lo que registras en tu trabajo —marcas, tareas, fotos, mensajes, ventas, caja, nómina— forma parte de la operación de la organización (su registro de asistencia, sus ventas, su contabilidad). Se guarda mientras ella use Backstage y, después de que termine tu relación con ella, el tiempo que la ley la obligue a conservarlo.

El acceso de tu teléfono dura hasta que lo cierras o la organización lo revoca, y cada turno se cierra solo al cabo de unas horas.

Puedes, en cualquier momento y sin costo:

• Conocer qué datos tuyos están guardados.
• Actualizarlos y corregirlos si están mal o incompletos.
• Pedir prueba de que aceptaste el aviso de datos de tu organización.
• Retirar tu aceptación o pedir que se borren, cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos.
• Reclamar ante la Superintendencia de Industria y Comercio si no te responden o no estás de acuerdo con la respuesta.

Pídelo primero a la organización, que es quien responde. También puedes escribirnos: se lo hacemos llegar y la ayudamos a cumplirlo. Las consultas se contestan en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en 15.

Si un producto empieza a guardar un dato nuevo o a compartirlo con alguien más, lo cambiamos aquí antes y ponemos la fecha nueva arriba. Si es un dato de tu trabajo, tu organización te volverá a enseñar su aviso.